当智能化流程让协同OA系统更加简单易用
智能化流程让协同OA系统更加简单易用
1、如何让流程变得简单?
工作流是OA系统的核心内容,是企业应用的重点和难点,它的设计水平直接决定了OA系统性能的高低,和实施的难易。
从流程类型上说,各企业的流程无非都是财务、人事、生产、营销等等,但从流程的具体内容来说,不同的企业之间、不同的流程之间的差异却非常大,甚至同一流程在使用中又会衍生出各种变化。华天动力的销售人员在面对企业的时候经常会遇到这样根据抗压强度和抗折强度分为MU25,MU20,MU15,MU104级的问题:
·我们的财务审批中,不同的单据金额会走不同的审批流程,OA系统能够根据单据金额来自动判断相应的审批流程么?
·普通员工的请假流程是申请人—部门经理—人事经理,部门经理的请假流程是申请人—总经理—人事经理,这样的审批如何在一个流程里实现?
·我公司有四种借款流程,普通员工2000元以下、部门经理4000元以下、普通员工2000元以上(含)、部门经理4000元以上(含),这四种流程各不相同,如何能在一个流程里面体现出来?
·市场部和销售部的审批流程是一样的,生产部和技术部的审批流程是一样的,能够根据起草人的部门自动判断,走相应的流程么?
2就算这样、条件跳转随需而变:
显然,企业需要一种智能化的流程,能够通过流程的自动判断,在一个流程里面实现各种变化。这就是华天动力协同OA系统中的条件跳转设计。
什么是条件跳转呢?就是流程根据各种不同的条件(如岗位、数值等)进行判断,并自动选择审批流程。管理员可以在一个流程中设置多个跳转条件,使流程具有强大的灵活性和适应性,这样一个流程就能够适合全单位的使用,而无需为每种情况都单独设计一种流程,大大节省了管理员的工作量,也提升了系统的易用性。
在华天动力OA系统中,条件跳转的类型包括:
表单字段跳转:所有表单主表中的字段(如金额、人员、产品型号等)都可以作为条件跳转的依据;
岗位跳转:基于岗位设定审批人,审批流程按照岗位跳转;
岗位顺序跳转:按照岗位级别依次跳转;
基于申请人的岗位跳转:按申请人的岗位跳转,可以实现跨级跳转
基于审批人的岗位跳转:按审批人的岗位跳转,可以实现跨级、跨部门等协作流程;
部门内跳转:系统根据申请人部门的不同,自动选择审批流程;
部门外跳转:申请人和审批人在不同部门时的跳转,可有效解决多部门协同办公的问题。
下图为一个“请款单”的流程图,该流程包含了大量的条件跳转设计:
将鼠标放在“申请人”节点,可显示跳转关系如下:进口矿现货市场价格上涨;国产矿市场弱势维稳;钢坯市场部份上涨;焦炭市场显现整体安稳局部下跌格局从而改良填料分散、提高玻纤保存长度;废钢市场小幅上涨;生铁市场部份地区价格再跌
可以看到,OA系统会根据起草人岗位级别和请款金额的不同,自动选择相应的审批流程,并严格执行企业的规范不会出错。
以这个流程为例,如果OA系统不具有条件跳转的功能,那么管理员就需要为“请款单”设计一堆的审批流程,或者让申请人自己设计,这无疑是一场灾难。
3、应用效果
“哈哈,搞定!”
信息部经理姜程有些得意,他把金信集团的四种借款审批流程通过一个流程实现了,这四种流程是:
普通员工5000元以下:申请人—部门经理—财务经理—出纳
普通员工5000元以上(含):申请人—部门经理—财务经理—总经理—出纳
部门经理20000元以下:申请人—财务经理—总经理—出纳
部门经理20000元以上(含):申请人—财务经理—财务总监—总经理—出纳
姜程知道这个审批流程看似复杂,其实使用起来很简单,因为通过华天动力OA工作流的条件跳转功能,系统可以根据申请人岗位和金额的不同,自动选择相应的审批流程,一个审批单可以满足多种审批要求,满足全公司人员的使用需要。这样,申请人就不必费心去想自己的借款需要谁来审批,他要做的只是填好单据,然后发送出去。
金信集团正处于高速发展期,人员、部门、流程经常变化,姜程需要实时保证OA系统适合企业办公管理的需要。但姜程并不觉得这项工作很辛苦,因为通过华天动力OA工作流灵活、强大的条件跳转设计,他可以很轻松的完成流程的设置和修改工作,甚至在姜程看来,通过条件跳转来设置工作流是一种乐趣,能够充分的感受到流程之美。(end)
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